Apostila de Controle de Materiais / Por: Marcos Paulo / Instrutor de Logistica.
A empresa moderna exige rapidez e otimização do processo de movimentação de materiais, interna e externamente, que se inicia desde o recebimento da matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente.
Como fator de competitividade proporciona aumento do desempenho e produtividade da empresa, além de uma redução significativa de custos, agrupando as diversas atividades da empresa, Gerenciamento do Estoque etc., permitindo melhor controle e maior integração entre os setores, eliminando a visão limitada da área de atividade da produção.
·CONTROLE DOS MATERIAIS
Embora não haja menção na estrutura organizacional do almoxarifado, o controle deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja recebimento, armazenagem e distribuição.
O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módula de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e contábil.
O recebimento compreende quatro fases:
a) 1a fase: Entrada de materiais;
b) 2a fase: Conferência quantitativa;
c) 3a fase: Conferência qualitativa;
d) 4a fase: Regularização
Cuidados na Armazenagem
A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.
FASES DESCRIÇÃO
1ª FASE Verificação das condições de recebimento do material;
2ªFASE Identificação do material;
3ªFASE Guarda na localização adotada;
4ªFASE Informação da localização física de guarda ao controle;
5ªFASE Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;
6ªFASE Separação para distribuição;
DISTRIBUIÇÃO
Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
Os seguintes documentos são utilizados no Almoxarifado para atendimento das diversas rotinas de trabalho:
a) Ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas): documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento;
b) Ficha de Localização (também para empresas ainda não informatizadas): documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado;
c) Comunicação de Irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo;
d) Relatório técnico de inspeção: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor;
e) Requisição de material: documento utilizado para a retirada de materiais do estoque;
f) Devolução de material: documento utilizado para devolver ao estoque material acabado, as quantidades de materiais porventura requisitadas além do necessário;
RECEBIMENTO DE MATERIAL
Conceituação
Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.
As atribuições básicas do Recebimento são:
1. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;
2. Analisar a documentação recebida, verificando se a compra está autorizada;
3. Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;
4. Proceder à conferência visual, verificando as condições de embalagem quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;
5. Proceder à conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
6. Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
7. Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao fornecedor;
8. Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado;
Entrada de Materiais
A recepção dos veículos transportadores efetuada na portaria da empresa representa o início do processo de Recebimento e tem os seguintes objetivos:
A recepção dos veículos transportadores;
A triagem da documentação suporte do recebimento;
Constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
Constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;
Constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
Cadastramento no sistema das informações referentes a compras autorizadas, para as quais se inicia o processo de recebimento;
O encaminhamento desses veículos para a descarga;
As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.
As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da 1a via da Nota Fiscal as circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade e amassados.
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de compra. Para a descarga do veículo transportador é necessária a utilização de equipamentos especiais, quais sejam : paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes.
O cadastramento dos dados necessários ao registro do recebimento do material compreende a atualização dos seguintes sistemas:
Sistema de Administração de Materiais e gestão de estoques: dados necessários à entrada dos materiais em estoque, visando ao seu controle;
Sistema de Contas a pagar: dados referentes à liberação de pendências com fornecedores, dados necessários à atualização da posição de fornecedores;
Sistema de Compras: dados necessários à atualização de saldos e baixa dos processos de compras;
Conferencia Quantitativa
É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal corresponde efetivamente à recebida. A conferência por acusação também conhecida como “contagem cega” é aquela no qual o conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo fornecedor. A confrontação do recebido versus faturado é efetuada a posteriori por meio do Regularizador que analisa as distorções e providencia a recontagem.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados utilizando os seguintes métodos:
Manual: para o caso de pequenas quantidades;
Por meio de cálculos: para o caso que envolve embalagens padronizadas com grandes quantidades;
Por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvem grande quantidade de pequenas peças como parafusos, porcas, arruelas;
Pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita através de balanças rodoviárias ou ferroviárias;
Medição: em geral as medições são feitas por meio de trenas;
Conferência Qualitativa
Visa garantir a adequação do material ao fim que se destina. A análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica, por meio da confrontação das condições contratadas na Autorização de Fornecimento com as consignadas na Nota Fiscal pelo Fornecedor, visa garantir o recebimento adequado do material contratado pelo exame dos seguintes itens:
a) Características dimensionais;
b) Características específicas;
c) Restrições de especificação;
·MODALIDADES DE INSPEÇÃO DE MATERIAIS
São selecionadas a depender do tipo de material que se está adquirindo, quais sejam:
1. Acompanhamento durante a fabricação: torna-se conveniente acompanhar in loco todas as fases de produção, por questão de segurança operacional;
2. Inspeção do produto acabado no fornecedor: por interesse do comprador, a inspeção do P. A. será feita em cada fornecedor;
3. Inspeção por ocasião do fornecimento: a inspeção será feita pôr ocasião dos respectivos recebimentos.
DOCUMENTOS UTILIZADOS NO PROCESSO DE INSPEÇÃO:
a) Especificação de compra do material e alternativas aprovadas;
b) Desenhos e catálogos técnicos;
c) Padrão de inspeção, instrumento que norteia os parâmetros que o inspetor deve seguir para auxiliá-lo a decidir pela recusa ou aceitação do material.
SELEÇÃO DO TIPO DE INSPEÇÃO
A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de conceitos estatísticos.
A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material, possíveis defeitos, danos à pintura, amassamentos.
A análise dimensional tem por objetivo verificar as dimensões dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, diâmetros.
Os ensaios específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica, o balanceamento e o desempenho de materiais e/ou equipamentos.
Testes não destrutivos de ultra-som, radiografia, líquido penetrante, dureza, rugosidade, hidráulicos, pneumáticos também podem ser realizados a depender do tipo de material.
Regularização
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas.
O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações:
a) Liberação de pagamento ao fornecedor (material recebido sem ressalvas);
b) Liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
c) Devolução de material ao fornecedor;
d) Reclamação de falta ao fornecedor;
e) Entrada do material no estoque;
Documentos envolvidos na Regularização:
Os procedimentos de Regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os seguintes documentos:
1. Nota Fiscal;
2. Conhecimento de transporte rodoviário de carga;
3. Documento de contagem efetuada;
4. Relatório técnico da inspeção;
5. Especificação de compra;
6. Catálogos técnicos;
7. Desenhos;
Devolução ao Fornecedor
O material em excesso ou com defeito será devolvido ao Fornecedor, dentro de um prazo de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.
E o que é um palete?
Trata-se de uma plataforma disposta horizontalmente para carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível com a introdução dos garfos da emplilhadeira, e que permite o agrupamento de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a movimentação e o transporte num único carregamento.
Os pallets são plataformas, nas quais as mercadorias são empilhadas, servindo para unitizar, ou seja, transformar a carga numa única unidade de movimentação.
VANTAGENS DA UTILIZAÇÃO DE PALETES
1. Melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente do espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo;
2. Economia nos custos de manuseio de materiais, por meio da redução do custo da mão-de-obra e do tempo necessário para as operações braçais;
3. Possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual;
4. Compatibilidade com todos os meios de transporte (marítimo, terrestre, aéreo);
5. Facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais;
6. Permite a disposição uniforme de materiais, o que concorre para a desobstrução dos corredores do armazém e dos pátios de descarga;
7. Os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem;
Estudo do layout
Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um almoxarifado, de forma que se possam obter as seguintes condições:
a) Máxima utilização do espaço;
b) Efetiva utilização dos recursos disponíveis ( mão de obra e equipamentos );
c) Pronto acesso a todos os itens;
d) Máxima proteção aos itens estocados;
e) Boa organização;
f) Satisfação das necessidades dos clientes.
No projeto de um almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos:
a) Itens a serem estocados (itens de grande circulação, grande peso e volume);
b) Corredores (facilidades de acesso);
c) Portas de acesso (altura, largura);
d) Prateleiras e estruturas (altura x peso);
e) Piso (resistência).
Critérios de Armazenagem
Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função dos seguintes parâmetros:
a) Fragilidade;
b) Combustibilidade;
c) Volatilização;
d) Oxidação;
e) Explosividade;
b) Intoxicação;
c) Radiação;
d) Corrosão;
e) Inflamabilidade;
f) Volume;
g) Peso;
h) Forma;
Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, devem-se analisar, em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais:
1. Armazenagem por tamanho: esse critério permite bom aproveitamento do espaço;
2. Armazenamento por freqüência: esse critério implica armazenar próximo da saída do almoxarifado os materiais que tenham maior freqüência de movimento;
3. Armazenagem especial, onde se destacam:
a) Os ambientes climatizados;
b) Os produtos inflamáveis, que são armazenados sob rígidas normas de segurança;
c) Os produtos perecíveis (método FIFO)
4. Armazenagem em área externa: devido à sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área coberta. Podem ser colocados nos pátios externos os materiais a granel, tambores e “containers”, peças fundidas e chapas metálicas.
5. Coberturas alternativas: não sendo possível a expansão do almoxarifado, a solução é a utilização de galpões plásticos, que dispensam fundações, permitindo a armazenagem a um menor custo.
Independentemente do critério ou método de armazenamento adotado é oportuno observar as indicações contidas nas embalagens em geral, Trata-se das descrições contida na embalagem como armazenar.
Localização de Materiais
O objetivo de um sistema de localização de materiais é estabelecer os meios necessários à perfeita identificação da localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia (codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material estocado, facilitando as operações de movimentação e estocagem.
O almoxarife é o responsável pelo sistema de localização de materiais e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços disponíveis por área de estocagem.
Sistemas de endereçamento ou localização dos estoques;
Existem dois métodos básicos: o sistema de endereços fixos e o sistema de endereços variáveis.
Sistema de endereçamento fixo:
Nesse sistema existe uma localização específica para cada produto. Caso não haja muitos produtos armazenados, nenhum tipo de codificação formal será necessário. Caso a linha de produtos seja grande, deverá ser utilizado um código alfanumérico, que visa à minimização do tempo de localização dos materiais.
Sistema de endereçamento variável:
Nesse sistema não existem locais fixos de armazenagem, a não ser para itens de estocagem especial. Os materiais vão ocupar os locais disponíveis dentro do depósito. O inconveniente desse sistema é o perfeito controle que se deve ter da situação, para que não se corra o risco de possuir material perdido em estoque, que somente será descoberto ao acaso ou durante o inventário. Esse controle deverá ser feito por duas fichas, uma ficha para controle do saldo por item e a outra para controle do saldo por local de estoque.
Apesar de o sistema de endereços variáveis possibilitarem melhor utilização do espaço, este pode resultar em maiores percursos para montar um pedido, pois um único item pode estar localizado em diversos pontos Esse método é mais popular em sistemas de manuseio e armazenagem automatizados, que exigem um mínimo de mão-de-obra.
Classificação e Codificação dos materiais
Um sistema de classificação e codificação de materiais é fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalização correta do almoxarifado.
Classificar um material significa agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanças. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funções tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um código que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisição, propriedades e seqüência de aquisição. Por exemplo, com a codificação do bem passamos a ter, além das informações acima mencionadas, um registro que nos informará todo o seu histórico, tais como preço inicial, localização, vida útil esperada, valor depreciado, valor residual, manutenção realizada e previsão de sua substituição.
Codificar um material significa representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meio de números e/ou letras, com base na classificação obtida do material.
A tecnologia de computadores está revolucionando a identificação de materiais e acelerando o seu manuseio.
A chave para a rápida identificação do produto, das quantidades e fornecedor é o código de barras lineares ou código de distribuição. Esse código pode ser lido com leitores óticos (scanners). Os fabricantes codificam esse símbolo em seus produtos e o computador no depósito decodifica a marca, convertendo-a em informação utilizável para a operação dos sistemas de movimentação interna, principalmente os automatizados.
Catalogação: significa o arrolamento de todos os itens existentes de modo a não omitir nenhum deles.
Vantagens da Catalogação:
1. A catalogação proporciona uma idéia geral da coleção;
2. Facilita a consulta por parte dos usuários;
3. Facilita a aquisição de materiais;
4. Possibilita a conferência;
5. Evita duplicidade de codificação;
·Simplificação: significa a redução da grande diversidade de itens empregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peças podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas;
·Especificação: significa a descrição detalhada de um item, como suas medidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificação de um item, menos dúvida se terá a respeito de sua composição e características, mais fácil será a sua compra e inspeção no recebimento.
·Normalização: essa palavra deriva de normas, que são as prescrições sobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicações;
·Padronização: significa estabelecer idênticos padrões de peso, medidas e formatos para os materiais, de modo que não existam muitas variações entre eles. Por exemplo, a padronização evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.
Vantagens da Padronização:
1. Possibilita a simplificação de materiais;
2. Facilita o processo de normalização de materiais;
3. Aumenta poder de negociação;
4. Reduz custos de aquisição e controle;
5. Reduz possibilidade de erros na especificação;
6. Facilita a manutenção;
7. Possibilita melhor programação de compras;
8. Permite reutilização e permutabilidade
Assim a catalogação, a simplificação, a especificação, a normalização e a padronização constituem os diferentes passos rumo à codificação. A partir da classificação podem-se codificar os materiais.
ESTRUTURAS METÁLICAS PARA ARMAZENAGEM
Fatores que influenciam na escolha das estruturas metálicas para armazenagem:
·Tipo de material (peso e volume);
·Equipamentos utilizados para a movimentação (empilhadeiras);
·Largura mínima dos corredores;
·Níveis de armazenagem (altura máxima para empilhamento);
Tipos de estrutura metálica para armazenagem:
·Estrutura leve em prateleira de bandeja: adequadas para materiais leves;
·Estrutura porta-palete: as prateleiras são substituídas por um par de
Vigas que se encaixam nas colunas, com possibilidade de regulagem da altura.
Os paletes são retirados por empilhadeiras que se nos movimentam corredores.
MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS
Dependendo do tipo de empresa, do tipo de produto ou serviço, do sistema de produção utilizado e de outras características, a movimentação de materiais pode atingir um custo de 15 a 70 % do custo total da produção.
O estudo da movimentação de materiais deve levar em consideração todas as características do processo produtivo, já que faz parte inerente dele.
Dá-se o nome de movimentação de materiais a todo o fluxo de materiais dentro da empresa. A movimentação de materiais é uma atividade indispensável a qualquer sistema de produção e visa não somente o abastecimento das seções produtivas, mas também a garantia da seqüência do processo de produção entre as seções envolvidas.
A movimentação pode ser horizontal ou vertical. É horizontal quando a movimentação se dá em um espaço plano e em um mesmo nível. É vertical quando a empresa utiliza edifícios de vários andares ou níveis de altura.
A movimentação de materiais quando bem administrada pode trazer grandes economias para a empresa e um excelente resultado para a produção.
Principais finalidades da movimentação de materiais:
1. Aumento da capacidade produtiva da empresa, que pode ser conseguido: através da redução do tempo de fabricação; através do incremento da produção, pela intensificação do abastecimento de materiais às seções produtivas; utilização racional da capacidade de armazenagem, utilizando plenamente o espaço disponível e aumentando a área útil da fábrica;
2. Melhorar as condições de trabalho, proporcionando: maior segurança e redução de acidentes durante as operações com materiais; redução da fadiga nas operações com materiais e maior conforto para o pessoal; aumento da produtividade da mão-de-obra;
3. Reduzir os custos de produção, através da: redução da mão-de-obra braçal pela utilização de equipamentos de manuseio e transporte; redução dos custos de materiais, através de acondicionamento e transporte adequados que permitam reduzir as perdas ou estragos de materiais; redução de custos em despesas gerais, através de menores despesas de transporte e menores níveis de estoques de materiais.
4. Melhorar a distribuição: a distribuição, que se inicia na preparação do produto e termina no usuário, é grandemente melhorada com a racionalização dos sistemas de manuseio, através da: melhoria na circulação: criação de corredores bem definidos; endereçamento fácil; equipamentos eficientes; métodos eficientes de carga e descarga; localização estratégica de almoxarifados: criação de pontos de armazenagem próximos aos consumidores, para distribuição aos pontos de venda, só é possível graças aos equipamentos de movimentação e armazenagem;
Melhoria dos serviços aos usuários: a proximidade das mercadorias dos centros consumidores implica em rapidez na entrega, menores riscos de deterioração ou quebra menor custo; Maior disponibilidade do produto em cada região;
EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PARA MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS:
O manuseio pode ser efetuado das seguintes formas:
·Manualmente;
·Por meio de carrinhos impulsionados manualmente;
·Por meio de empilhadeiras (não possui limitação de direção horizontal ou vertical, podendo ser elétrica, com motor a gás, diesel ou gasolina);
·Por meio de paleteiras (tipo de empilhadeira limitada ao manuseio horizontal);
·Por meio de pontes rolantes: trata-se de equipamento constituído de estrutura metálica, sustentada por duas vigas, ao longo das quais a ponte rolante se movimenta; entre as duas vigas corre um carrinho com um gancho;
·Por meio de guindastes: trata-se de equipamento utilizado em área externa, equipados com lança e com capacidade de carga acima de 5 t. Quase sempre esses equipamentos servem para o transporte e elevação de cargas. São muito utilizados em áreas de armazenamento de ferro para construção, nas linhas de produção de construção pesada, na recepção e expedição de cargas de grandes proporções e peso, nas indústrias metalúrgicas e siderúrgicas;
· Por meio de transportadores contínuos: são utilizados para o caso de movimentação constante e ininterrupta de materiais entre dois pontos predeterminados. É o caso da mineração, dos terminais de carga e descarga, armazéns de granéis, terminais de recepção e expedição de mercadorias. Sua maior aplicação na indústria é a linha de montagem na produção em série. Nos sistemas de produção contínua - como nas fábricas de refrigerantes, cervejas, óleos alimentícios etc. - os transportadores contínuos são controlados e integrados por equipamentos eletrônicos, com paradas em pontos determinados.
Ex.: correias transportadoras, esteiras transportadoras, roletes transportadores, transportadores de fita metálica, transportadores de rosca, transportadores magnéticos, transportadores vibratórios, transportadores pneumáticos.
Princípios básicos para a movimentação de materiais:
Para que um sistema de transporte interno seja eficiente é preciso que sejam adotados certos princípios básicos para a movimentação de materiais, quais sejam: obedecer ao fluxo do processo produtivo e utilizar meios de movimentação que facilitem esse fluxo; eliminar distâncias e eliminar ou reduzir todos os transportes entre as operações; usar a força da gravidade sempre que possível; minimizar a manipulação, preferindo meios mecânicos aos manuais; considerar sempre a segurança do pessoal envolvido; utilizar cargas unitárias sempre que possível; procurar a utilização máxima do equipamento, evitando o transporte vazio, isto é utilizar o sempre o transporte nos dois sentidos de ida e volta; prever sempre um sistema alternativo de transporte, para uso em caso de falha do principal;
Custos da Movimentação de Materiais
Os custos de movimentação de materiais constituem geralmente uma parcela significativa do custo total de fabricação. Isso significa que o custo de movimentação de materiais influenciam o custo final do produto /serviço sem contribuir em nada para a sua melhoria. Daí a necessidade de se tentar constantemente baratear o custo do produto/serviço através de uma seleção rigorosa dos meios de movimentação adequados ao sistema de produção utilizado pela empresa.
Os custos de movimentação de materiais são os seguintes:
1. Equipamentos utilizados: capital empatado em equipamentos;
2. Combustível utilizado: ou seja, despesas efetuadas com combustível ou energia para alimentar os equipamentos de movimentação;
3. Pessoal para a operação dos equipamentos: motoristas de tratores ou empilhadeiras, operadores de guindastes ou de elevadores, pessoal auxiliar etc.
4. Manutenção de equipamentos: ou seja, despesas com manutenção e com oficinas de consertos, peças e componentes de reposição, bem como com o pessoal da oficina;
5. Perdas de material decorrentes de manuseio, de acidentes na movimentação, quebras, estragos em embalagens;
Definição do tipo de movimentação:
Uma série de itens devem ser analisados antes da definição do tipo de equipamento que será utilizado para a movimentação de materiais:
1. Tipo do produto (dimensões, características mecânicas, quantidade a ser transportada;
2. Edificação (layout, espaço entre as colunas, resistência do piso, dimensão das passagens, dos corredores e das portas);
3. Seqüência das operações;
4. Método de armazenagem;
5. Custo da movimentação;
6. Área necessária para o funcionamento do equipamento;
7. Fonte de energia necessária;
8. Deslocamento e direção do movimento;
9. Mão-de-obra;
10. Flexibilidade do equipamento a ser adotado;
11. Grau de supervisão requerido para a operação (transportadores x empilhadeiras);
12. Possibilidade da variação da velocidade do equipamento (adaptação ao volume de expedição e recebimento, ao alto índice eventual de perdas, à ausência ocasional de pessoal e à inexperiência do operário);
13. Tipo de trajetória (fixa: transportador, limitada: ponte rolante, livre: empilhadeiras);
NECESSIDADE DE ESPAÇO FISÍCO
As firmas realmente necessitam de espaço físico para estocagem? Se as demandas pelos produtos da empresa forem conhecidas com exatidão e se as mercadorias puderem ser fornecidas instantaneamente, teoricamente não há necessidade para manter espaço físico para o estoque. Entretanto, não costuma ser prático nem econômico operar desta maneira, pois geralmente a demanda não pode ser prevista precisamente. Para alcançar perfeita coordenação entre oferta e demanda, A produção deveria ter tempo de resposta instantâneo e o transporte deveria ser totalmente confiável, com temo de entrega nulo. Isto não existe em operações reais. Portanto, as empresas usam estoques para melhorar a coordenação entre oferta e demanda e diminuir os custos totais. Segue-se que manter inventário gera a necessidade do espaço de armazenagem e da movimentação interna dos materiais.
Os custos da armazenagem e do manuseio de materiais são justificáveis, pois eles podem ser compensados com os custos de transporte e de produção, Ou seja, uma firma pode reduzir seus custos produtivos, pois seus estoques armazenados absorvem flutuações dos níveis de produção devido a incertezas do processo de manufatura ou a variações de oferta ou demanda. Além disso, estoques podem reduzir custos de transporte, pois permite o uso de quantidades maiores e mais econômicas nos lotes de carregamento. A questão é justamente utilizar inventário suficiente para o correto balanço econômico entre os custos de estocagem, produção e transporte.
QUATRO RAZÕES BASICAS PARA ESPAÇO FÍSICO
Reduzir custos de transporte e produção. O exemplo da Logística Moderna ilustra apenas uma causa para a necessidade de espaço – reduzir custos de transporte pela compensação nos custos de produção e estocagem. Por conseguinte, os custos totais de fornecimento e distribuição dos produtos podem ser diminuídos.
Coordenação de suprimento e demanda. Empresas que têm produção fortemente com demanda por produtos razoavelmente constante enfrentam o problema de coordenar seu suprimento com a necessidade de produtos. Indústrias alimentícias produtoras de vegetais e frutas enlatadas são forçadas a armazenar produção de modo a atender o mercado durante a entressafra. Inversamente, firmas que devem fornecer produtos ou serviços a uma demanda incerta produzem, em geral, com nível constante ao longo do ano para minimizar custos de produção, mantendo estoques para atender a curta temporada de vendas. Aparelhos de ar condicionado e brinquedos natalinos são dois exemplos. Toda vez que fica muito caro coordenar suprimento e demanda de forma precisa, são necessários estoques.
Problemas associados às oscilações nos preços de commodities também podem gerar necessidade de armazenagem. Materiais e produtos que experimentam súbitas alterações de preço (por exemplo, cobre aço e petróleo) podem ser comprados antes do necessário para obter menores preços. Geralmente será necessário ter espaço para o inventário, mas seu custo pode ser contrabalançado pelos melhores preços obtidos na compra das commodities. (Mercadoria, Artigos,
(Conveniências.)
COMO ASSEGURAR ZERO DEFEITO NO PROCESSO DE INSERÇÃO DE DADOS
As respostas residem nas modernas tecnologias da informação.
Considere as seguintes estatísticas sobre taxa de erros na entrada de dados:
-1 erro a cada 300 caracteres digitados por pessoas normais.
-1 erro a cada 3.000.000 de caracteres lidos, no sistema de código de barras unidirecional.
-1 erro a cada 7.000.000 de caracteres lidos, no sistema de código bidirecional.
Classificação ABC
Classe A: Representa o grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens, que devem ser gerenciados com especial atenção;
Classe B: Representa o grupo de situação intermediária entre as classes A e C;
Classe C: Representa o grupo de menor valor de consumo e maior quantidade de itens, portanto menos importantes, que justificam menor atenção no gerenciamento.
Quanto á importância operacional
Classe X: Materiais de aplicação não importante, com possibilidade de uso de similar existente na empresa;
Classe Y: Materiais de importância média, com ou sem similar na empresa;
Classe Z: materiais de importância vital sem similar na empresa, cuja a falta acarreta a paralisação de uma ou mais fases operativas.
Custo de manutenção
São os custos financeiros, de armazenagem (aluguel, impostos, depreciação, mão-de-obra direta e indireta); de obsolescência; seguros; deterioração física; custo de oportunidade de capital (retorno do investimento obtido através de uma taxa do valor dos produtos ou materiais armazenados); roubo etc.
Custos por ruptura
Relacionados à falta do produto causada por atrasos na produção; restrições na manutenção do estoque. Isso acaba gerando perda de vendas, insatisfação dos clientes, desgaste na imagem da empresa etc.
Custos de aquisição
São os custos referentes à preparação, emissão e acompanhamento de pedidos, proporcional ao volume ou tamanho do pedido, levando-se em conta o preço unitário dos produtos e os custos variáveis.
Custos de preparação
Associados à preparação das máquinas para fabricação (set-up) e de todas as atividades relacionadas com as ordens de produção.
Com ênfase nos custos acima descritos, a abordagem estará direcionada aos custos de manutenção do estoque e de ruptura, já que o objeto do artigo trata dos aspectos ligados ao custo de oportunidade de capital.
Estoque
O estudo do papel dos estoques nas empresas é tão antigo quanto o estudo da própria Administração. Como elemento regulador, quer do fluxo de produção quer do fluxo de vendas, os estoques sempre foram alvo da atenção dos Gerentes.
Hoje todas as empresas procuram de uma forma ou de outra, a obtenção de uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendê-los prontamente, no momento e na quantidade desejada, é grandemente facilitada com a administração eficaz dos estoques.
Tipos de Estoque
Os estoques têm a função de funcionar como reguladores do fluxo de negócios. Com a velocidade com que as mercadorias são recebidas é usualmente diferente da velocidade com que são utilizadas, há a necessidade de um estoque, funcionando como um amortecedor. A analogia com a caixa d’água de nossas residências é muito adequada. Quando a velocidade de entrada dos itens é maior que a de saída, ou quando o número de unidades recebidas é maior do que o número de unidades expedidas, o nível de estoque aumenta. Se, ao contrário, mais itens saem, são demandados ou consumidos do que entra, o estoque diminui. Se a quantidade recebida for igual a despachada, o estoque se mantém constante.
Os recursos materiais, ou estoques, podem ser classificados em demanda dependente ou independente. Os materiais, componentes, partes e peças da demanda independente são os itens cuja demanda decorre, em sua maioria, dos pedidos dos clientes externos como, por exemplo, os produtos acabados, que a empresa vende diretamente a seus clientes externos.
Um item é dito de demanda dependente quando a quantidade a ser utilizada depende da demanda de um item de demanda independente. Assim, o pneu em uma montadora é um item de demanda dependente, pois a quantidade total a ser utilizada dependerá da previsão de automóveis a serem montados. Para um comerciante de pneus, no mercado de reposição, o mesmo pneu é um item de demanda independente.
Como os estoques constituem parcela considerável dos ativos da empresa, eles recebem um tratamento contábil minucioso. São classificados em 5 (cinco) grandes categorias:
ESTOQUES DE MATÉRIA – PRIMA – são todos os itens utilizados nos processos de transformação em produtos acabados. Todos os materiais armazenados que a empresa compra para usar no processo produtivo fazem parte do estoque de matérias – primas, independentemente de serem materiais diretos, que se incorporam aos produtos finais, ou indiretos, que não se incorporam ao produto final.
ESTOQUES DE PRODUTOS EM PROCESSOS – correspondem a todos os itens que já entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos acabados. São os materiais que começaram a sofrer alteração, sem, contudo, estar finalizados.
ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS – são todos os itens que já estão prontos para serem entregues aos consumidores finais. São os produtos finais da empresa.
ESTOQUES EM TRÂNSITO – correspondem a todos os itens que já foram despachados de uma unidade fabril para outra, normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram a seu destino final.
ESTOQUES EM CONSIGNAÇÃO - são os materiais que continuam sendo propriedade do fornecedor até que sejam vendidos. Em caso contrário, são devolvidos sem ônus.
A IMPORTÂNCIA DOS ESTOQUES
Atualmente o relacionamento fornecedor – cliente é do tipo parceria, com elevada confiança, onde o cliente e o fornecedor se ajudam sempre na procura de soluções eficazes que possam trazer benefícios aos consumidores finais.
Nos sistemas logísticos, segundo Ronald H. Ballou, os estoques são mantidos para:
. Melhorar o serviço ao cliente: dando suporte à área de marketing, que ao criar demanda precisa de material disponível para concretizar vendas.
. Economia de escala: os custos são tipicamente menores quando o produto é fabricado continuamente e em quantidades constantes.
. Proteção contra mudanças de preços em tempo de inflação alta: um alto volume de compras minimiza o impacto do aumento de preços pelos fornecedores.
. Proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega: considera o problema que advém aos sistemas logísticos quando tanto o comportamento de demanda dos clientes quanto o tempo de entrega dos fornecedores não são perfeitamente conhecidos, ou seja, para atender os clientes são necessários estoques de segurança.
. Proteção contra contingências: proteger a empresa contra greves, incêndios, inundações, instabilidade políticas e outras variáveis exógenas que podem criar problemas. O risco diminuiria com a manutenção de estoques.
Atender aos clientes na hora certa, com a quantidade certa e requerida, tem sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura.
CUSTOS DE ESTOQUES
É usual ouvirmos “estoque custa dinheiro”. A afirmativa é bem verdadeira. A necessidade de manter estoques acarreta uma série de custos às empresas. Os japoneses, pioneiros do Just in time, consideram os estoques como uma forma de desperdício.
Podemos classificar os custos de manter estoques em três grandes categorias: custos diretamente proporcionais aos estoques, inversamente proporcionais aos estoques e independentes da quantidade estocada.
CUSTOS DIRETAMENTE PROPORCIONAIS – ocorre quando os custos crescem com o aumento da quantidade média estocada. Por exemplo, quanto maior o estoque, maior o custo do capital investido. Do mesmo modo, quanto maior a quantidade de itens armazenados, maior a área necessária e maior o custo do aluguel.
ANÁLISE DE ESTOQUES
Como os estoques representam parcela substancial dos ativos das empresas, devem ser encarados como um fator potencial de geração de negócios e lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se estão tendo a utilidade adequada ou sendo um “peso morto”.
Em épocas de alta inflação, manter estoques elevados poderia ser a forma mais adequada de obter grandes lucros, pois a reposição dava-se sempre a preços bem menores. Numa economia estável e de baixa inflação, isso não é verdadeiro e uma boa gestão dos estoques poderá ser responsável pelo lucro.
Acurácia de controles
Acurácia = número de itens corretos Número total de itensUma vez terminado o inventário, pode-se calcular a acurácia dos controles, que mede a porcentagem de itens corretos, tanto em quantidade quanto em valor.
Giro de estoques ou Rotatividade
É a avaliação do capital investido em estoques comparado com o custo de vendas anuais, ou da quantidade média de materiais em estoque dividido pelo custo anual de vendas. Para calcularmos a rotatividade, é necessário possuirmos o valor dos estoques e dividirmos pelo custo anual de vendas. O valor de estoque pode ser utilizado em quantidades monetárias ou quantidades de peças. O custo anual das vendas representa o valor anual das vendas menos a mão-de-obra a as despesas gerais, que praticamente se resumem nos custos de materiais comprados no ano.
Giro = custo das vendas anuais
Estoque
Cobertura de estoques
Indica o tempo em questão que será atendido pelo estoque. Por exemplo, dias que o estoque médio será suficiente para cobrir a demanda média.
Cobertura = Tempo do período em estudo
Giro
Curva A B C
O princípio da Curva ABC foi elaborado por Vilfredo Pareto, na Itália, no fim do século passado, quando por volta do ano de 1897 elaborava um estudo de distribuição de renda e riqueza da população local. Nesse estudo, Pareto notou que grande porcentagem da renda total concentrava-se nas mãos de uma pequena parcela da população, numa proporção de aproximadamente 80 % e 20 % respectivamente, ou seja, que 80 % da riqueza local estava concentrada em 20 % da população. Esse princípio geral, mais tarde, foi difundido para outras atividades e passou a ser uma ferramenta muito útil para os administradores.
Nesse enfoque, na área administrativa, a curva ABC tornou-se utilidade ampla nos mais diversos setores em que se necessita tomar decisões envolvendo grande volume de dados e a ação torna-se urgente. A curva ABC é constantemente usada para avaliação de estoques, produção, vendas, salários e outros. A curva ABC é um método utilizado para qualquer atividade ou trabalho, porém, no controle de estoque, foi aplicada pela primeira vez na General Electric, por F. Dixie. Sua grande eficácia está na diferenciação dos itens de estoques com vistas a seu controle e, principalmente, o seu custo. Na metodologia utilizada inicialmente por Dixie, os itens da classe A, embora representassem apenas 8 % dos itens em estoque, correspondiam a 75 % do valor de todo o estoque. Os itens da classe B representavam 25 % dos itens de estoque, porém, somente 20 % do custo total de estoque e os itens da classe C, embora representassem 67 % de todos os itens de estoque, correspondiam a tão somente 5 % do valor total do estoque.
Os itens mais importantes são em pequeno número e de alto valor e devem ser controlados com extrema rigidez.
. Classe A - mais importantes;
. Classe B - intermediários;
. Classe C - menos importantes.
ESTOQUE DE SEGURANÇA
Também conhecido por estoque mínimo ou estoque reserva, é uma quantidade mínima de peças que tem que existir no estoque com a função de cobrir as possíveis variações do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento (TR) por nosso
Fornecedor, rejeição do lote de compra ou aumento na demanda do produto. Sua finalidade é não afetar o processo produtivo e , principalmente, não acarretar transtornos aos clientes por falta de material e , consequentemente, atrasar a entrega de nosso produto ao mercado. Um fato importante a ser explanado é referente ao valor do estoque de segurança, visto que o ideal é termos esse estoque igual a zero, porém, sabemos que dentro de uma organização, os materiais são utilizados em uma taxa uniforme, e que, também, o tempo de reposição para qualquer produto não é fixo e garantido por nossos fornecedores em razão das variáveis de mercado. Sob esses aspectos, fica muito difícil estabelecer como zero o estoque de segurança, porém não impossível.
Então, como estamos envolvidos com a realidade das organizações e as variáveis ambientais, necessitamos estabelecer um estoque de segurança que garanta a continuidade do processo produtivo em razão dos fatos anteriormente enumerados. A situação mais cômoda é adotar um estoque de segurança que supra toda e qualquer variação do sistema; porém, isso implicará custos elevadíssimos e que talvez a empresa poderá não suportar. Então, a solução é determinar um estoque de segurança que possa otimizar os recursos disponíveis e minimizar os custos envolvidos. Assim, teremos um estoque de segurança que irá atender a fatos previsíveis dentro do seu plano global de produção e sua política de grau de atendimento. Para definirmos o nível de estoque de segurança, existem alguns modelos matemáticos para essa finalidade:
TÉCNICAS DE INVENTARIO
Constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem manuseados e bem controlados.
Existem vários indicadores de produtividade na análise e controle dos estoques, sendo as mais usuais diferenças entre o inventário físico e o contábil, acurácia de controles, giro de estoques e cobertura de estoques.
Inventário físico
Consiste na contagem física dos itens em estoque. Caso haja diferença entre o inventário físico e os registros de controle de estoques, devem ser feitos ajustes conforme recomendações contábeis e tributárias.
O grande controle pode ser feito em qualquer organização para auxiliar o fluxo de caixa é o referente a inventários. Inventário em excesso significa gastar dinheiro em excesso, arcar com um custo que não traz benefício algum.
O inventário físico é geralmente efetuado de dois modos: periódico e rotativo.
Ele é chamado de periódico quando em determinados períodos faz-se uma contagem física de todos os itens em estoque. Nessas ocasiões coloca-se um número bem maior de pessoas com a função específica de contar os itens.
O inventário é rotativo quando permanentemente se contam os itens em estoque. Nesse caso faz-se um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal. Um critério usual é contar a cada três meses 100 % dos itens da classe A, 50 % dos itens da classe B e 5 % dos itens da classe C.
Etapas do Planejamento
São 06 etapas, Não pode ser esquecidas,
1 Armazenamento
2 Localização
3 Segurança
4 Preservação
5 Registros dos Estoques
6 Estrutura do Produto
Porque fazemos inventários
Para determinar existência de Discrepância entre o valor do ESTOQUE FISICO e o ESTOQUE CONTÁBIL.
Para determinar discrepância entre os REGISTROS e QUALIDADE FISICA.
Para apurar o valor do ESTOQUE CONTÁBIL para fins de BALANÇO GERAL ou BALANCETES MENSAIS.
Definições Fundamentais Relacionadas com os Processos de inventários:
1. Acuracidade: Acuracidade é um adjetivo, sinônimo de qualidade e confiabilidade da informação. Segundo o novo dicionário Aurélio, “acurado” significa feito ou tratado com muito cuidado, desvelo ou apuro. E acurácia, que é substantivo feminino que indica exatidão, na física esta associada á propriedade de uma medida de uma grandeza física que foi obtida por instrumentos e processos isentos erros sistemáticos. Naturalmente, existem diversos possíveis indicadores de acuracidade, tais como:
Acuracidade da estrutura de produtos (fatores de conversão e rendimentos);
Acuracidade dos roteiros de produção (processos, tempos e recursos);
Acuracidade do lead times;
Acuracidade da previsão (forecast)
Acuracidade dos saldos de estoque;
Acuracidade dos custos dos materiais;
Acuracidade da locação (endereços), entre outros.
2. Acuracidade de saldo: Na gestão de materiais, a acuracidade de saldo é um indicador gerencial, expresso em percentagem da proporção de informações corretas, isto é, da qualidade física disponível no estoque comparada com a informação do saldo conforme consta no sistema de informações, em um determinado momento.
O maior impacto na curacidade
NÃO PODEMOS TAPAR O SOL COM UMA PENEIRA.
O MAIOR IMPACTO CONTINUA SENDO OS
“ERROS DE REGISTRO”
E ESTES ERROS SÃO OS RESULTADOS DE:
SISTEMAS RUINS DE MANUTENÇÃO DOS REGISTROS;
PESSOAL MAL TREINADO.
CUSTOS ASSOCIADOS AOS ESTOQUES
PROVIDENCIAS BASICAS PARA INVENTARIO FISICO
E necessário que seja realizado uma convocação para todas as áreas onde será informado a todos quanto às necessidades do inventario físico geral. Esta coordenação esta a cargo das áreas de LOGISTICA e CONTABILIDADE Esta convocação deve ser feita no mínimo 15 dias antes da realização do inventario, Desta forma, as etapas seguintes serão realizadas com maior eficiência
Esta convocação deve ser registrada com folha de presença, onde todos os participantes devem apontar os seus nomes, áreas onde trabalham e assinar para fim de auditoria
Esta mesma equipe será convocada quando necessário para novos inventario para eliminar possibilidades de erro durante o inventario. Como experiência esta equipe deve se reunir no mínimo 3 vezes antes do inventario, sendo a ultima reunião véspera do inventario.
RESPONSABILIDADES
A gerencia de logística ou responsável geral do inventario físico designará um SUPERVISOR DE INVENTARIO, que será responsável pelos inventario físicos, e um COORDENADOR GERAL, que alem das tarefas que serão confiadas, observara todo levantamento do inventario, e fará os testes de contagem física que achar necessário.
Independente das designações acima, a alta direção da empresa designara seus representantes, ou seja, auditoria independente que observarão os procedimentos do levantamento físico e farão teste das contagem.
PREPARAÇÃO PARA INVENTARIO FISICO
Codificação dos Materiais
Todos os materiais deveram estar todos codificados com bastante antecedência da data do levantamento do inventario,
Disposição dos itens na fabrica
O trabalho de tomada de inventario será gradativamente facilitado se o estoque e os produtos em processo forem ordenados antes do inicio da contagem. Para tanto, após o ultimo dia de produção todos os matérias deverão ser ordenados, classificados, codificados e recolhidos aos almoxarifados de origem.
Divisão de Fabrica em áreas
O supervisor do inventario deve estudar cuidadosamente a fabrica e elaborar um plano, dividindo-a previamente em áreas para tomada de inventario sempre que possíveis divisões físicas devem ser usadas para dividir as áreas. Quando não houver divisão física, as áreas devem ser selecionadas de acordo com alas ou prateleiras, e as divisões sempre que possível marcada no chão com giz, as letra e classificação apropriadas.
Materiais a ser destruídos ou a ser desconsiderados
Após a disposição dos itens na fabrica, os matérias que não deverão ser considerados para o inventario, serão destruídos, sucateadas ou vendidos sob supervisão da gerência do departamento de logística e o supervisor do inventario.
Suspensão de movimento de matérias
Após o ultimo dia de produção será bloqueado todo o recebimento de matérias, afim de que os mesmos não entrem na contagem de inventário. Tais matérias deverão dar entrada na fabrica após o encerramento total do inventario, e elaboração do relatório final.
Em nenhuma circunstância poderá ser removido qualquer material dos almoxarifado ou para ele trazidos. Bem como qualquer produto por ventura ainda em processo ser trazido de uma seção para outra durante o processo de inventario.
FORMAÇÃO DAS EQUIPES
Na reunião convocada pelo coordenador geral do inventario, será determinada a necessidade das equipes de contagem.
Estas equipes, de preferência devem compor um quadro efetivo com isto as tarefas serão melhor assimiladas o que gera uma melhor qualidade no inventario a cada realização. Nestas equipes, sempre que possível, novos membros ser incorporados.
Todos os membros devem ser devidamente identificados. Não havendo disponibilidade de identificação, fazer substituição lembrando que sempre o inventario geral e acompanhado pela auditório.
Pela rotatividade existente nos inventários as equipes tem que reaprender todos os anos, Dever ser elaborado um plano de treinamento simulado para garantir a confiabilidade de cada membro da equipe.A acuracidade melhora com a constância das pessoas na função
Pela Constancia as pessoas tornam-se especialista no processo e no ajuste
As causas são identificadas rapidamente FEEDBACK imediato eleva qualidade.
Os erros são reduzidos gradativamente é preciso COMPROMETIMENTO.
METODO DE REGISTRO DAS CONTAGEM
Hoje o método de registro são vários, mais existe dois de maior utilização:
Método de contagem por ficha ou boleto;
Método de contagem por listas;
Serão preparadas as fichas de inventario. As fichas deverão estar prontas com grande antecedência.
Será providenciada quantidade de fichas extras, caso haja necessidade de registrar itens em caráter extraordinário
Os grupos devem ser orientados para não considerar os materiais fora de suas áreas, exceto nos casos em que houver instruções para a contagem de determinado material que atenderem áreas adjacentes.
Depois de elaborado as fichas de inventario deverão ser afixada ao ultimo item do lote a ser contado com auxilio de alfinetes, fita adesiva, etc. Em lugar visível
O coordenador geral do inventario juntam
01 Todos os matérias estão devidamente identificados o local limpo e arrumado?
02 Esta definido o coordenador do inventario?
03 Foi elaborado um organograma de pessoas envolvidas QUEM E QUEM e definido as respectivas funções?
04 Foi elaborado um cronograma de todo o processo dimensionado recursos e duração das atividades?
05 As equipes necessitam de alguma forma de suporte, treinamento especial, irecionamento ou acompanhamento?
06 Os recursos foram todos previstos?
07 O método de contagem e critério de recontagem estão previamente definidos?
08 Estão definidas as tolerâncias admissíveis para cada classe de material?
09 Existe um desenho do Lay out dos depósitos com as zonas e endereços?
10 As pessoas necessárias para execução, controle e suporte já foram convocadas formalmente?
11 Foram providenciados meios visuais e apoio técnico para identificação dos materiais durante o inventario?
12 Os procedimentos operacionais foram emitidos e distribuídos a todos os participantes?
13 Foi realizada uma analise de risco procurando saber o que pode acontecer de errado e as respectivas medidas preventivas e contingências?
14 Os contadores estão devidamente sensibilizados quanto a importância e treinados para o correto preenchimento do documentos?
15 Existe a necessidade de um documento que oficialize o inicio do inventario?
16 Esta claro as funções para todos durante o inventario?
17 Existe um ata de presença dos participantes?
18 Os auditores estarão presentes?
APURAÇÃO DOS RESULTADOS DE CONTAGEM
Esta parte do trabalho deve ser feita o lançamento do resultado da primeira contagem, apurando-se então as diferenças encontradas entre os saldos de estoque contábil e a primeira contagem.
Quando forem apuradas as diferenças significativas, o supervisor do inventario deverá investigá-las imediatamente e aclarando-as da seguinte forma:
Será distribuído o seqüencial da segunda contagem para os item com divergências.
Os seqüências da segunda contagem deverão ser entregues a um grupo de contadores diferentes dos que promoveram a primeira contagem daquele item
E importante que os contadores não saibam qual o saldo do estoque e qual foi o resultado da primeira contagem.
O contador não deverá esquecer de notar e rubricar seu nome no canhoto da segunda contagem.
Se a segunda contagem não coincidir com a primeira o supervisor deverá designar uma terceira equipe para contagem nos locais indicados.
Se ainda não houver coincidência com nenhuma contagem, deveram ser feitas tantas contagem forem necessárias até que se chegue a uma coincidência de duas contagem quais quer que sejam.
Quando todas as contagens e verificações tiverem sido feitas de acordo com os procedimentos referidos, o coordenador do inventario providenciará a transcrição das quantidades encontradas para o relatório final anotará os custos unitários, fará as extensões para apuração do valor total de cada item e somará apurando e resultado final, Assinará o relatório e entregará a gerencia do departamento de Logística.
AJUSTE DO ESTOQUE
Os responsáveis pelo fechamento do inventario devem providenciar emissão de relatório onde os resultados são apresentados. Neste relatório e obrigatório
O valor contábil que esta registrada na empresa.
O valor contábil que foi verificado no inventario.
O diferencial do inventario a maior.
O diferencial do inventario a menor.
A conciliação Maior x Menor.
O valor total da Variação do estoque conciliado.
O valor total da Variação.
DIVERGÊNCIA: Para procurar melhorar a acuracidade de cada item do estoque é interessante medir o grau do desvio relativo entre o dado físico e o dado sistêmico, expressando-o como uma percentagem.
Quantidade Física – Quantidade do Sistema
Divergência= X 100
Quantidade no Sistema
105 – 100
Exemplo: x 100 = 5,00 %
100
Essa e a sua Divergência
Tolerância: é o grau de aceitação da divergência, sem que este desvio seja efetivamente contabilizado como erro ou diferença no sistema trata-se de uma simples aplicação do bom senso, pois a determinação de uma tolerância reduz a necessidade de reconciliações e ajustes desnecessários, em contraste com a política de tolerância zero.
TABELA DE TOLERÂNCIA
Ou ainda conhecida como medida de precisão para os registros de estoque, O ideal e que a precisão dos registros dos estoques sejam de 100 %. Porem muitas vezes e impossível devido às características dos componentes ou pela natureza das operações durante o processo produtivo.
No julgamento das especificações dos registros dos estoque, as empresas devem estabelecer uma tolerância para cada tipo de peças existentes sob controle.
Para alguns itens pode haver variação, e para outros não e possível este tipo de tolerância.
A tolerância é a quantidade de variação permitida entre um registro no estoque e sua contagem física.
As tolerâncias são estabelecidas:
· Seu valor financeiro junto ao estoque
· Pela sua natureza.
· Pela sua disponibilidade no mercado
· Pelo seu lead time de atendimento ou reposição
· Pelo impacto na interrupção do processo produtivo.
Essas tabelas são em geral estabelecidas entre a coordenação de material e o setor contábil.
Os tipos de Inventario
· Inventario rotativo ou cíclico
O sistema rotativo ou cíclico tem por objetivo garantir permanente relação entre controle de estoque e físico.
· Inventario Geral
São em geral executados a cada final de exercício fiscal das organizações, eles abrangem todos os itens de estoque de uma só vez, são operações relativamente longas.
· Inventario terceirizados
São em geral realizados por operadores Logísticos externos, prestadores de serviços especializados.
· Inventario Programado.
Trata-se de solicitação de um sistema para inventario por amostragem de itens, em períodos estabelecidos ex: Mensal, Bimestral,Trimestral, Anual.
· Inventario a Pedido
Trata-se de input para solicitação em sistema para inventario item a item por interesse dos órgãos de administração de material de controladoria, como:
Falha no processo
Solicitação do almoxarife ou gestão
Solicitação da auditoria
MATERIAL:
Perda nos processos de produção
Vazamento pela embalagem
Mudança de versão pela engenharia
As embalagens apresentam variações de tara
Deterioração do produto
MÃO-DE-OBRA
Erro de contagem
Erro de leitura ou medição
Caligrafia ilegível em registro manual
Negligencia do funcionário
Ignorância falta de consciência
Falta de treinamento
MÉTODO
Defasagem entre entrada física e registro no sistema
Erro na identificação dos itens
Troca de itens por similares ou equivalentes
Recebimento indevido
MÁQUINAS
Erro de processamento ( Logística de programação)
Erro de digitação
Integração ou sincronização de dados entre depósitos
Erro durante a conversão (Implementação no sistema)
MEDIDAS
Erro na estrutura do produto
Erro na documentação
Confusão com unidades de medidas
MEIO AMBIENTE
Erro no fornecedor
Registros de notas fiscais de itens importados
Erro no cliente
Evaporação
Furto
Marcos Paulo Farias...
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